Treść
System wideokonferencyjny to połączenie sprzętu audio i wideo, które służy do komunikacji w czasie rzeczywistym z jednoczesną transmisją obrazu i dźwięku, najczęściej w firmach. W procesie tym uczestnicy konferencji komunikują się ze sobą niezależnie od lokalizacji.
Żadna firma nie może obejść się bez spotkań i szkoleń (wewnętrznych). Aby móc je sprawnie przeprowadzać, wideokonferencje przynoszą wiele korzyści:
- Spotkania niezależne od lokalizacji: możesz zgromadzić swoich pracowników z całego świata - czy to z biura domowego, urzędu czy oddziałów. Mniej kosztów związanych z podróżami służbowymi: Twoi pracownicy pozostają w swojej lokalizacji i są cyfrowo obecni na spotkaniach. Dzięki temu eliminowane są koszty np. transportu, zakwaterowania, wyżywienia i ewentualnych wydatków.
- Czas pracy jest wykorzystywany bardziej produktywnie: czas, którego Ty lub Twoi pracownicy potrzebowaliby na podróż do i ze spotkania, można wypełnić zadaniami z codziennej działalności.
- Konieczne mniejsze pomieszczenia konferencyjne lub biurowe: nie potrzebujesz ogromnych sal konferencyjnych, aby pomieścić kilku pracowników na jedno spotkanie. Jeśli niektórzy z Twoich pracowników pracują w innych lokalizacjach lub z domu, możesz obejść się bez mniejszych pomieszczeń biurowych. W ten sposób można nawet zaoszczędzić na czynszu i kosztach dodatkowych za prąd, wodę i inne.
- Cyfrowy protokół lub nagrania: możesz nagrywać spotkania, szkolenia lub demonstracje jako wideo. Pracownicy, którzy nie byli obecni w danym dniu lub musieli wcześniej opuścić wydarzenie, mogą ponownie obejrzeć nagranie.
- Pozycjonowanie jako atrakcyjny pracodawca: wideokonferencje pozwalają dać pracownikom możliwość pracy z domu i bycia obecnym na ważnych spotkaniach. To sprzyja równowadze między życiem zawodowym a prywatnym i sprawia, że pracownicy są szczęśliwsi - wieść się niesie!
Do przeprowadzenia wideokonferencji potrzebne są
- Kamera do wideokonferencji
- Mikrofon
- Głośnik
- Urządzenie wyświetlające, np. monitor lub projektor
- Dobre połączenie internetowe (aby obraz i dźwięk były przesyłane bez opóźnień)
- Oprogramowanie do wideokonferencji, np. Skype, Google Meet, Zoom
Jeśli masz ograniczoną przestrzeń w sali konferencyjnej, dobrym pomysłem jest kompaktowy system wideokonferencyjny. Kamera, mikrofony i głośniki są już wbudowane w urządzenie. Dzięki temu można je umieścić bezpośrednio nad monitorem lub np. na kredensie.
Wiele nowoczesnych systemów wideokonferencyjnych można skonfigurować w zaledwie kilku krokach. Firma Logitech oferuje rozwiązanie plug-and-play dla swoich produktów, dzięki któremu wystarczy podłączyć kamerę konferencyjną lub system konferencyjny do urządzenia końcowego, np. monitora lub laptopa, za pośrednictwem portu USB. Nie trzeba instalować żadnego dodatkowego oprogramowania.
Optymalna liczba uczestników zależy od zastosowanego systemu wideokonferencyjnego. W zależności od tego, jak dobrze można zrealizować pokrycie pomieszczenia przez kamerę i system audio, optymalna liczba uczestników może się znacznie różnić.
Na przykład system wideokonferencyjny Logitech Rally Bar jest odpowiedni dla maksymalnie 12 uczestników.
Zależy to od tego, jak rozbudowany ma być system wideokonferencyjny i jakie funkcje niesie ze sobą. Z reguły kompleksowe rozwiązania all-in-one dla dużych sal konferencyjnych są droższe niż kompaktowe systemy dla małych sal konferencyjnych. Jednak koszty te szybko się zwrócą dzięki zaoszczędzeniu kilku podróży służbowych.
Zależy to w dużej mierze od tego, ile osób bierze udział w wideokonferencji. Niewielkie huddle roomy i pokoje spotkań oferują odpowiednio mniej miejsca niż sale konferencyjne dla dużych zgromadzeń liczących kilkadziesiąt osób.
Wielkość pomieszczenia odgrywa ważną rolę przy wyborze odpowiedniego systemu wideokonferencyjnego. Kamera, mikrofony i głośniki systemu wideokonferencyjnego powinny bowiem obejmować w miarę możliwości całe pomieszczenie. Dzięki temu każdy uczestnik jest dobrze widoczny i zrozumiały akustycznie.
